Організаційно-правові засади документообігу у Національному антикорупційному бюро України.
Loading...
Date
2022-01
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Abstract
На підставі дисертаційного дослідження автором охарактеризовано документообіг у Національному антикорупційного бюро України як суб’єкта владних повноважень, зі спеціальним статусом, що протидіє корупції та виконує ряд функцій щодо здійснення досудового розслідування та кримінального переслідування, проведення фінансового контролю за державними витратами, забезпечення відкритого доступу до органів державного управління та співпрацює з громадськістю.
У результаті опрацювання наукових матеріалів, константовано, що у сучасній науці ще не було дослідження про організаційно-правові засади та організаційно-структурне забезпечення документообігу як важливого і необхідного самодостатнього процесу забезпечення публічного адміністрування у Національному антикорупційному бюро України.
Встановлено, що за 6 років діяльності Національним бюро Директором Національного антикорупційного бюро України було підписано більше 3000 нормативних-правових документів з основної та адміністративно-господарської діяльності установи, підготовлено та надано пропозиції щодо внесення змін до законів та підзаконних актів (на виконання законів), здійснено низку організаційних заходів, затверджено положення, інструкції, пiдписано меморандуми, укладено договори, проведено закупівлі, вивчено та підготовлено масиви документів, а також вирішено низку кадрових і адміністративно-господарських питань, налагоджено міжнародну взаємодію не лише з питань виконання своїх функцій у порядку міжнародного співробітництва під час кримінального провадження, а й щодо обміну досвідом, навчання та підвищення кваліфікації своїх працівників за кордоном у сфері здійснення протидії корупції.
Визначено поняття, види і форми документообігу. Окреслено особливості ведення діловодства у Національному бюро. Наведено приклад децентралізованої форми документообігу у Національному бюро.
Автором введено термін «гібридна форма документообігу», що означає наявність деяких процесів опрацювання (створення, підписання та зберігання) одного й того ж документа у паперовому вигляді, а обіг його (накладення резолюцій, візування, виконання та розсилання) здійснюється за допомогою системи електронного документообігу установи з фотокопією цього документа.
Відповідно до інформації із СЕД встановлено, що НАБУ за своїми ознаками належить до установи першого типу документообігу, що становить понад 100 000 документів у рік, а відтак необхідно вживати організаційно-правових заходів щодо запровадження у Національному бюро переважно централізованої форми діловодства (додаток 6).
Встановлено, що правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів до керівництва установи, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес Національного бюро.
Окреслено переваги поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу у загальній системі діловодства установи, та залежність від наявності підтримки керівництвом установи, проведення навчальної роботи та бажання працівників здійснювати освоєння нових технологій електронного документообігу.
Розкрито, що сучасне документальне забезпечення управлінської діяльності та його нормативно-правове регулювання є результатом багатовікового історичного процесу, який втілено завдяки розробкам новітніх технологій, а історичні напрацювання у сфері роботи з документами та вимоги мають своє відображення у сучасному діловодстві у шаблонах документів, у тому числі електронних.
Доведено необхідність використання наявних національних та державних стандартів та уніфікованих зразків, графіків документопотоків, під час впровадження електронного документообігу на державному рівні, що надасть змогу сформувати однакові вимоги вцілому до установ і організацій щодо дотримання порядку ведення діловодства та у підрозділах Національного антикорупційного бюро України зокрема.
Розкрито необхідність взаємодії документообігу установи з іншими виробничими процесами, інтеграції з іншими автоматизованими системами установи, наприклад кадрової інформаційно-аналітичної системи, із системою електронного документообігу, що здатне суттєво спростити та прискорити реалізацію виконання доручених керівництвом завдань працівниками установи.
Означено, що прогрес застосування електронних технологій опрацювання документів, поступова заміна їх паперових форм визначається розвитком інформаційного суспільства, електронних комунікацій і, насамперед, Інтернету. Розроблення належної нормативної бази щодо обігу документів у сукупності з новітніми технологіями дозволить у Національному бюро здійснити повний перехід до електронних документів з використанням шаблонів, стандартів, запровадити електронні кримінальні провадження, та інші ІС (наприклад, планування та розподіл коштів установи), що зробить прозорими процедури та процеси, а також істотно підвищить ефективність праці та якість документів, що готуються у антикорупційних органах.
Окреслено водночас, що для впровадження електронного документообігу в діяльності правоохоронних органів, зокрема у Національному бюро, необхідно ставити високі вимоги до програмного продукту щодо забезпечення захисту та збереження цілісності даних, адресність та обмеження доступу; визначення ролей та рівнів доступу, режиму опрацювання документів, який має визначати та затверджувати керівник установи.
Проаналізовано документи та матеріали щодо стану впровадження у сфері інформаційних правовідносин та інформатизації, зокрема, системи електронного документування в Україні, виявлено необхідні умови для продовження системної, правової та практичної розбудови електронного документування у Національному бюро, а також можливість застосування міжнародної практики у цій сфері.
Визначено, що відсутність належного нормативного, організаційного і структурного забезпечення здійснення документообігу в установах призводить до хаотичного документообігу, виникнення проблем, джерелом яких є саме відсутність формалізованої схеми ведення справ, і має своїм наслідком не коректний рух документів, ускладнений їх пошук та облік, а самі діловодні процеси для інших працівників стають не визначеними та не зрозумілими.
Встановлено, що наявні діловодні процеси у Національному бюро, які здійснюється на підставі розпорядчих документів Директора Національного бюро та інших нормативних документів, що регулюють відносини у цій сфері, забезпечують ефективний облік документів, виконання доручень керівництва та, взаємодію з іншими державними та зарубіжними органами влади, органами місцевого самоврядування, громадськими об’єднаннями тощо.
Розкрито необхідність своєчасного правового регулювання, яке має на меті актуалізацію, підготовку та затвердження внутрішніх інструкцій, які забезпечують діяльність установи у певному напрямку, а саме: Інструкції з організації обліку та руху кримінальних проваджень у Національному антикорупційному бюро України; Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Національному антикорупційному бюро України; Порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів, кваліфікованих електронних печаток та електронних печаток Національного антикорупційного бюро України; Порядок виготовлення, обліку, зберігання і використання бланків Національного антикорупційного бюро України та інші.
Надано пропозиції вирішення питання проходження процесуальних документів, які складаються працівниками Національного бюро шляхом відображення цього як у загальнодержавних так і внутрішніх нормативних документах Національного бюро, з урахуванням процедурних та процесуальних аспектів, які міститимуть норми щодо забезпечення діловодства в установі як системи єдиних вимог та стандартів.
Автором запропоновано такий додатковий механізм правового регулювання документального забезпечення установи як внесення змін до Закону України «Про Національне антикорупційне бюро України» в частині, що стосується структури Національного бюро, підпорядкованості підрозділів, а також здійснення взаємодії з іншими установами.
У разі прийняття таких змін буде визначено, що у структурі Національного бюро відповідний та єдиний підрозділ, який здійснюватиме документальне забезпечення управління установи, що підпорядковується Директору Національного бюро, який в свою чергу відповідно до ч. 8 ст. 8 закону встановлює порядок реєстрації, оброблення, зберігання та знищення відповідно до законодавства отриманої Національним бюро інформації; вживає заходи із запобігання несанкціонованому доступу до інформації з обмеженим доступом, а також забезпечує додержання законодавства про доступ до публічної інформації, розпорядником якої є Національне бюро.
Враховуючи недосконалість правового регулювання застосування електронних доказів та подальшого правового забезпечення інформаційної діяльності та функціонування e-Case, пропонується також внести зміни до Кримінального процесуального кодексу України
Проаналізовано типові помилки обігу документів у Національному бюро, які можуть виникати у результаті запровадження децентралізованої форми діловодства та автоматичної реєстрації документів без участі Відділу документообігу, виявлено негативні сторони та недоліки у роботі з документами у разі відсутності служби діловодства, як головної артерії, у процесі обігу документів в установах.
Автором розроблено на підставі пропозицій структурних підрозділів Національного бюро класифікацію видів документів, які мають законні підстави та можуть бути утворені в паперовому вигляді у Національному антикорупційному бюро України який реалізовано у розпорядчому документі установи, а саме розпорядженні Директора Національного бюро «Питання проходження у Національному антикорупційному бюро України документів у паперовій та електронній формах», що поклало початок розмежуванню обігу документів у Національному бюро, які містять чутливу інформацію.
Для оптимізації взаємодії структурних підрозділів Національного бюро автор пропонує визначити види доступу користувачів у Системі та запровадити їх у Національному бюро для розмежування повноважень і контролю за доступом до інформації документів, які знаходяться у Системі електронного документообігу.
Надано тлумачення таким поняттям як «електронний документ» і «документ в електронному вигляді» та обгрунтовано важливість їх визначення в Інструкції з діловодства Національного бюро для здійснення диференційованого підходу утворення таких документів, що зробить можливим перехід до істинного електронного документообігу, а не гібридної його форми. Водночас нормативне врегулювання особливостей проходження паперових документів надасть змогу забезпечувати доставляння електронних копій паперових документів співвиконавцям засобами системи електронного документообігу замість їх паперових копій.
Поряд з цим визначено та деференційовано сутність поняття «електронний архів», який вирішує завдання поточного збереження документів установи з подальшим передаванням їх до державного електронного архіву, та поняття «електронний архів як підкаталог системи електронного документообігу установи», який по суті відображає статус документа «опрацьовано» чи «виконано» і має на меті поточне зберігання документів у локальній системі у такому вигляді, якому вони там є.
Обгрунтовано, що відповідно до законодавства у практиці державних органів документи можуть утворюватися як в паперовому так і електронному вигляді, тому електронний документообіг не має на меті повну відмову від паперового документа, і являється додатковим сучасним ефективним засобом управління установи.
Автором узагальнено досвід провідних держав світу з питань впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади таких країн як США, Велика Британія, Італія, Естонія та Європейського Союзу. Визначено, що серед механізмів та інструментів електронного урядування перше місце посідає електронний документообіг, завдяки якому відбувається прозора й ефективна діяльність влади.
Проаналізовано роботи фахових науковців щодо запровадження та функціонування СЕД, елементів електронного урядування, електронного документообігу в інших країнах, визначено переваги зарубіжного досвіду побудови даних бізнес-процесів, які можливо адаптувати і реалізувати в Україні. Визначено, що розвиток надзвичайно потужними темпами країн, які досліджувалися відбувся за рахунок вивчення та використання ними переваг електронного урядування. Надано пропозиції запозичити позитивний досвід зарубіжних держав та реалізувати його на території України, зокрема щодо оновлення освітніх програм у сфері документації та інфоромації, розробки і впровадження нових рішень уряду тощо, як додаткового інструменту досконалого управління.
Висвітлено особливості документальної діяльності Національного бюро, що зумовлені його завданнями, тобто це протидія кримінальним корупційним правопорушенням, які вчинені вищими посадовими особами, уповноваженими на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, що становлять загрозу національній безпеці, а також вжиття інших передбачених законом заходів щодо протидії корупції.
Описано внутрішню документальну взаємодію між структурними підрозділіами Національного бюро, Директором Національного бюро і його заступниками, яка відбувається з використанням системи електронного документообігу установи.
Охарактеризовано наявні процеси електронного документообігу, які апробовані та впроваджені у діяльності Національного бюро і мають позитивний результат. Запропоновано шляхи оптимізації процесів проходження документів, їх опрацювання, контролю за виконанням, зберігання та їх пошуку в Національному бюро.
Нами запропоновано ввести термін «документальна взаємодія», який на думку автора означає форму взаємозв`язку між зацікавленими органами, що відбувається у просторі і часі, суть якої полягає в узгодженому законодавством взаємному обміні документами (носіями інформації) для найбільш ефективного використання сил і засобів під час виконання цими органами поставлених завдань.
У контексті вивчення організаційного-правового забезпечення впровадження електронної документальної взаємодії таких антикорупційних органів, як Національне антикорупційне бюро України, Спеціалізована антикорупційна прокуратура та Вищий антикорупційний суд, розглянуто типову схему наявної документальної взаємодії цих установ, яка існує сьогодні.
Окреслено, що ефективність управління та безперервна робота правоохоронних органів залежить від належного нормативно-правового забезпечення, ефективної системи захисту інформації, досконалої організації елементів як внутрішньої так і зовнішньої електронної взаємодії, наявності матеріально-технічної бази. До того ж показовим та важливим додатковим чинником модернізації є емоційно-вольова і психологічна готовність керівників та працівників цих установ до змін, що дозволить впроваджувати новітні інформаційні цифрові технології для виконання покладених на них завдань або функцій.
Description
Keywords
Національне антикорупційне бюро України, документообіг, діловодство, підрозділ діловодства, кваліфікований електронний підпис, електронна печатка, електронний документ, процесуальний документ, організаційно-правове забезпечення, гібридна форма діловодства, структурне забезпечення, документальна взаємодія, класифікація документів, управління, електронне кримінальне провадження, діджиталізація, цифрова трансформація